+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

В году Трудовой кодекс РФ ТК РФ был дополнен главой о дистанционной работе, регулирующей трудовые отношения с работниками, находящимися вне стационарного рабочего места, но под контролем работодателя. В соответствии с ее положениями дистанционные работники включаются в штат организации обычным порядком. Это касается как выполнения трудовой функции, так и обмена документами, необходимыми для полного кадрового сопровождения трудовой деятельности. Для придания официального статуса электронным документам в кадровом делопроизводстве используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Это установлено статьей Помимо этого каждая из сторон взаимодействия обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения информации и документов от другой стороны в срок, который определен и указан в трудовом договоре.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Безопасность систем электронного документооборота.

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Отрадно отметить, что в последние годы в России твердо взят курс на постепенный переход к безбумажному документообороту об этом свидетельствует создание электронного правительства, обмен электронными документами между органами государственной власти.

Первоначально, в уже достаточно отдаленном от современного периода времени, поиски путей совершенствования и ускорения документооборота за счет использования средств автоматизации сводились к локальному применению их возможностей, например для выполнения экономических и бухгалтерских расчетов, для автоматизированного ведения контроля исполнения документов и справочной работы.

В настоящее время система электронного документооборота организации охватывает все группы обрабатываемой документации финансовую, отчетную, организационно-распорядительную, кадровую и др. На фоне успешного начала работ по созданию межведомственного электронного документооборота немало проблем с применением автоматизированных информационных технологий остается в условиях деятельности конкретных организаций при использовании предлагаемых многочисленными разработчиками программных средств.

Далеко не всегда приобретенный программный продукт дает возможность создавать документы, полностью отвечающие требованиям действующего законодательства. В году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо. В главе. В году Трудовой кодекс РФ ТК РФ был дополнен главой о дистанционной работе, регулирующей трудовые отношения с работниками, находящимися вне стационарного рабочего места, но под контролем работодателя.

В соответствии с ее положениями дистанционные работники включаются в штат организации обычным порядком. Это касается как выполнения трудовой функции, так и обмена документами, необходимыми для полного кадрового сопровождения трудовой деятельности. Правила его проведения регламентированы Приказом от В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

Среди их задач было:. По информации Минтруда от Вот на какие проблемы указал бизнес:. Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде.

По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:. В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше года.

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи.

Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму. Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД.

Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:. Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий внесение изменений, контроль, получение выписки копии , пр.

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат. По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться.

Следите за нашими новостями. Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей. Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в году внедрить веб-документ в отечественных компаниях.

Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что цитата из информации Минтруда от Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности. Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме.

Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников. Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя.

Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя.

Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему. Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.

Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок. Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат.

По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге. Штатное расписание — один из базовых вопросов кадрового делопроизводства, который касается как работников, так и работодателей.

Образец заполнения и составления штатного расписания вы найдете в нашем тексте. Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров.

Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить.

Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол. Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого. В кадровой работе необходимо делать огромное количество самых разнообразных документов, необходимость которых иногда вызывает сомнение и порождает желание оптимизировать работу.

Например, объединить в одном документе согласие на привлечение к работе в праздничный день и приказ об этом привлечении. Всегда ли такая оптимизация полезна? Части ежегодного отпуска и отпуска за работу во вредных условиях труда, превышающие 28 и 7 дней соответственно, можно заменить денежной компенсацией. Но оформив по всем правилам выплату компенсации, кадровики часто забывают отразить ее в личной карточке работника, из-за чего могут возникнуть серьезные проблемы.

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту. Алена Мотрой. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи.

Считается, что такой способ сокращает издержки работодателей и упрощает процедуру кадрового учета. Но для перехода на е-документооборот есть преграды, и главная из них — отсутствие нормативной базы, закрепляющей понятия и правила организации деятельности компаний в электронном виде в кадровой сфере. Чтобы написать правовые основы, в прошлом году проводили эксперимент, который позволил определить, какие сложности могут возникнуть у работодателей при переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само реформирование.

Сейчас чиновники хотят повторить пилотный проект, но цель его уже иная. Связанные статьи. Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере С Среди их задач было: опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде; оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации; выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. Вот на какие проблемы указал бизнес: Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи.

Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от до рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи.

В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.

Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера.

Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены.

А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки: к декабрю года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе; к июлю года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов электронных образов.

Зачем нужен еще один эксперимент В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается: трудовой договор; договор о материальной ответственности; ученический договор.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Дистанционные работники

Сложность заключается в том, что законодательством не установлен конкретный перечень документов, вести которые можно в электронном виде, и работодателю приходится самостоятельно принимать решение. Подход должен быть единым и не противоречащим законодательству. Документы, обязательные по законодательству, под которыми Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты требуют простановки подписи или указано, что они должны оформляться именно в письменной форме. Документы, которые названы в трудовом законодательстве, но в отношении которых нет четкого требования о простановке подписи или оформлении именно в письменной форме. Дорогие читатели!

В году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо. В главе Взаимодействие подразумевает обмен не только рабочей информацией, но и кадровой, касающейся вопросов оформления и сопровождения трудовой деятельности работника. Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса. Удалённое кадровое взаимодействие подразумевает обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи, которая наделяет документы юридической силой и придаёт им официальный статус. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. Дорогие читатели!

Сложность заключается в том, что законодательством не установлен конкретный перечень документов, вести которые можно в электронном виде, и работодателю приходится самостоятельно принимать решение. Подход должен быть единым и не противоречащим законодательству. Документы, обязательные по законодательству, под которыми Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты требуют простановки подписи или указано, что они должны оформляться именно в письменной форме. Документы, которые названы в трудовом законодательстве, но в отношении которых нет четкого требования о простановке подписи или оформлении именно в письменной форме. Например, локальные нормативные акты ст. Отдельно следует сказать про трудовой договор ст.

Отрадно отметить, что в последние годы в России твердо взят курс на постепенный переход к безбумажному документообороту об этом свидетельствует создание электронного правительства, обмен электронными документами между органами государственной власти.

Кадровое дело — это область практических знаний, связанная с вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения охраны труда. Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование при выполнении операций с кадрами предприятия. Кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом , контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Отрадно отметить, что в последние годы в России твердо взят курс на постепенный переход к безбумажному документообороту об этом свидетельствует создание электронного правительства, обмен электронными документами между органами государственной власти. Первоначально, в уже достаточно отдаленном от современного периода времени, поиски путей совершенствования и ускорения документооборота за счет использования средств автоматизации сводились к локальному применению их возможностей, например для выполнения экономических и бухгалтерских расчетов, для автоматизированного ведения контроля исполнения документов и справочной работы. В настоящее время система электронного документооборота организации охватывает все группы обрабатываемой документации финансовую, отчетную, организационно-распорядительную, кадровую и др.

На днях в РФ состоялось первое совещание с участием представителей социального партнерства, бизнеса и органов власти, на котором обсуждалась возможность перехода российских компаний на электронный кадровый документооборот. Ранее такую инициативу работодатели не раз высказывали на различных публичных площадках, экономических форумах. Работодатели проанализировали трудозатраты компании на бумажный документооборот и знают, как рационально выстроить новую систему.

.

.

Мы хотели бы оптимизировать кадровое делопроизводство нашей компании и по возможности перейти на электронный. стратегическое. 1 Андреева.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Прохор

    Ставьте лайкдля топа в YouTube, комментируйте, делитесь, подписывайтесь на канал !

  2. Остромир

    2. Сотрудник полиции не имеет права брать документы в обложке. Обязан вернуть не открывая.

  3. Марфа

    Максим Соловьев (изменено)Как указано в видео пишу в комментарии вопрос. Товарищ юрист, Вы видите разницу между инспектором гатн и сотрудником полиции? Кто составляет протокол за нарушение тишины, кто рассматривает данные протоколы и чем это регламентируется. Почитайте повнимательней, а то позвоните в полицию, а над Вами посмеются. Перепишите данное видео, тема действительно интересная и имеет массу проблемных моментов. Есть, что обудить ;_)

  4. torsitetest

    30 дней ахаха плохо вы Петю знаете то и все хана нам будет продолжать forever. Однозначно попытка узурпировать власть, единственная причина так как известный факт ему плевать на все кроме денег.

  5. penkidezy

    Нихуя себе ценники господин выкатывает.